Hverjir eru afhendingarskyldir aðilar?

Í 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands eru afhendingarskyldir aðilar skilgreindir:

„Eftirgreindir aðilar skulu afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín til varðveislu: Embætti forseta Íslands, Alþingi, Hæstiréttur, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu ríkisins, félagasamtök sem fá meiri hluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulega styrks af opinberu fé.

Sveitarfélög og stofnanir þeirra skulu og afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín ef þau eru ekki aðilar að héraðsskjalasafni og afhenda skjöl sín þangað.“

Afhendingarskyldir aðilar eru því allar opinberar stofnanir og embætti ríkis og sveitarfélaga og jafnframt fyrirtæki í eigu ríkisins óháð rekstrarformi, hvort sem það er hlutfélag (hf.), einkahlutafélag (ehf.) eða opinbert hlutafélag (ohf.).

Skyldur afhendingarskyldra aðila

Afhendingarskyldir aðilar skulu afhenda skjalasöfn sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands, eða viðkomandi héraðsskjalasafns eftir því sem við á, jafnaði ekki síðar en þegar pappírsskjöl hafa náð 30 ára aldri og þegar rafræn skjöl hafa náð fimm ára aldri, sbr. 6. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands.

Afhendingarskyldir aðilar eru jafnframt skyldugir til að hlíta reglum og fyrirmælum sem Þjóðskjalasafn setur um skjalavörslu afhendingarskyldra aðila. Reglurnar og leiðbeiningar má nálgast hér. Allir afhendingarskyldir aðilar skulu kynna sér þessar reglur og fara að fyrirmælum safnsins um skjalavörslu afhendingarskyldra aðila, sbr. 6. gr. laga um Þjóðskjalasafn.

Forstöðumaður afhendingarskyldrar stofnunar ber ávallt ábyrgð á skjalavörslu stofnunarinnar, sbr. 6. gr. laga nr. 66/1985. Hann getur ekki framselt þá ábyrgð til þriðja aðila en hins vegar getur hann útdeilt verkefnum er varða skjalavörslu á einstaka starfsmenn. Ábyrgðin á að skjalavarsla stofnunarinnar sé í góðu lagi og samkvæmt gildandi lögum og reglum liggur þó alltaf hjá forstöðumanni.